- Poste proposé : Assistant(e) projet
- Profil souhaité (formation) : Bac +2 en secrétariat ou gestion
- Type d'établissement :
- Début stage : à définir
- Durée : de 4 semaines à 6 mois
- Lieu du stage : Siège social (Les Baraques - 43)
- Missions :
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Enregistrement des documents :
Réceptionner les fax et courriers entrant, les enregistrer dans Gescours
par affaire et les répartir par destinataires. Analyser le document et
identifier les urgences (convocations en réunion, réponse demandée
rapidement, mise en demeure…) afin de prévenir les personnes concernées
dans les plus brefs délais.
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Frappe et envoi de courrier :
Taper les comptes-rendus de réunion ou les courriers des directeurs de
projets rattachés au siège. Préparer et faire partir en recommandé, si
nécessaire, les courriers.
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Archivage des affaires :
Trier les dossiers des affaires clôturées et les répartir dans des
boîtes d’archives. Classer ces boîtes et les ranger à l’archivage
(voir avec D. Courtial).
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Préparation des dossiers de réponse aux appels d'offre :
Lire le règlement de consultation, préparer les pièces demandées par
le règlement et les faire signer par les personnes habilitées si
nécessaire. Rédiger une lettre d’accompagnement et faire le nombre de
copies demandées. Faire partir le dossier en recommandé.
A voir dans un second temps, au moins en démonstration et éventuellement en participation
plus active :
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Facturation :
Récupérer l’avancement de travaux du chantier auprès des directeurs de
projets. Préparer l’état d’acompte et l’envoi en recommandé.
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Suivi des règlements :
En fonction du prévisionnel de règlements, identifier les règlements à
venir et vérifier à l’avance leur effet à la date voulue.
- Contact : Mathias Wilbois, Chef de Projet
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